Surveillance des demandes entrantes

Si vous êtes la localisation prêteuse pour une autre organisation ou si êtes un service de prêts inter-succursales, vous devrez vérifier régulièrement s’il y a des demandes entrantes et répondre adéquatement. Toutes les nouvelles demandes entrantes ont l’état En traitement.

Recherche et actions

  1. Cliquez sur le bouton Demandes dans le menu de gauche pour afficher l’écran Recherche - Demandes.

  2. Récupérez toutes les nouvelles demandes entrantes à votre localisation en sélectionnant En traitement dans la section État de la demande.

  3. Sélectionnez une demande à laquelle vous voulez répondre et utilisez le bouton Action.

  4. Sélectionnez l’une des actions disponibles dans la liste déroulante Action. Seules les actions valides pour cette demande sont présentées : l’écran approprié à l’action est présenté.

  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez su Action pour enregistrer les modifications.

Document non fourni

Si vous recevez une demande que vous ne pouvez pas satisfaire, vous devez envoyer un message indiquant que vous ne pouvez PAS fournir le document. La demande sera automatiquement acheminée au prochain prêteur dans la file.

Modification du service

Le prêteur peut modifier le Type de service, sélectionné par l’emprunteur : une action supplémentaire pourra alors être effectuée par le prêteur. Par exemple, si Service 1 =Localisations et le Service =Prêt, 'Localisations' devient leType de service actif. Expédié le document en tant que prêt serait une réponse acceptable mais l’action n’est pas disponible parce que Type de service actif est 'Localisations'.

 

Pour modifier leType de service actif:

  1. Sélectionnez la demande à laquelle vous voulez répondre (elle doit avoir l’état En traitement) et utilisez le bouton Action.

  2. Sélectionnez Modification du service Modification du service.

  3. Cliquez sur Action pour enregistrer les modifications. 

  4. Un écran: Modification du service est présenté.

  5. Dans la liste déroulante Type de service,sélectionnez le type de service désiré.

  6. Cliquez sur Action pour enregistrer les modifications.

Répétez pour obtenir de nouveau une liste d’actions et effectuez une nouvelle action.

Modification d’un indicateur de traitement

Les indicateurs de traitement sont définis par les administrateurs de système lors de la configuration du système et sont uniques à votre système VDX. Ces indicateurs de traitement sont utilisés pour ‘signaler’ une demande de PEB entrante ou sortante afin d’informer le personnel de l’état actuel de la demande. Un changement à l’indicateur de traitement, que ce soit par lui-même ou suite à une modification de l’état de la demande, peut être utilisé pour déclencher l’envoi d’un avis par courriel. Dans l’écran Recherche de demandes, vous pouvez effectuer une recherche par indicateur de traitement.

Pour modifier un indicateur de traitement :

  1. Cliquez sur le bouton Demandes pour voir l’écran Recherche – Demandes .

  2. Récupérez les demandes qui doivent être mises à jour.

  3. Dans la liste de résultats, cochez les cases Action en lot des demandes qui doivent être mises à jour.

  4. Cliquez sur Action en lot dans le haut de l’écran. 

  5. Sélectionnez une valeur dans la liste déroulante Niveau de traitement.

  6. Cliquez sur action.

  7. Un avis indiquant si la mise à jour a réussi sera présenté.

Comme alternative à la mise à jour du niveau de traitement, une action définie localement peut être effectuée.

 

Note: Si vous travaillez au sein d’un système de Bureau, votre succursale doit être incluse dans ce système sinon les niveaux de traitement ne seront pas affichés.

 

 

Réponse automatique

Le processus de réponse peut être automatisé afin que les demandes entrantes soient automatiquement traitées par VDX conformément aux critères définis dans le client VDX Windows.

LocDoc-Emprunteur

LocDoc-Emprunteur est un processus automatique qui peut être configuré par votre organisation (voir les politiques locales). Ce processus vérifie si votre localisation possède un document demandé et, si non, si le document est disponible à d’autres localisations. Il peut valider la demande selon des critères locaux et peut être configuré pour envoyer automatiquement des réponses à l’emprunteur selon la disponibilité du document demandé. Il peut également réacheminer automatiquement une demande qui ne peut être remplie directement à d’autres services de PEB internes de l’établissement ou du consortium. Ce processus peut également automatiser le rôle d’intermédiaire ou de courtier entre les emprunteurs ou courtiers externes comme OCLC. LocDoc-Emprunteur est configuré dans le client VDX Windows.

 

sujets connexes