Réception de documents

Lors de la réception d’un document, la base de données doit être mise à jour.

1. Dans l’écran de recherche avancée de demandes, cherchez la demande. Exemples:

    

   État = Expédié, Autorisation = À noter.

    

2. Localisez la demande dans la liste de résultats et sélectionnez Reçudans la liste déroulante Action. 
3. Cliquez sur le bouton Action . L’écran pour la réception du document est présenté.
4. La zone Nombre de documents présente le nombre de documents physiques reçus, comme indiqué par le prêteur.
5. La zone Échéance locale Cette date est celle à laquelle l'usager devrait retourner le document à sa bibliothèque. VDX calcule cette date en vérifiant la date entrée par le prêteur et en soustrayant le nombre de jours nécessaires à la bibliothèque pour retourner le document (indiqué dans les paramètres usager/localisation par défaut). Par exemple, la Date d'échéance du prêteur pourrait être le 30 juillet mais l'Échéance locale pourrait être le 27 juillet. L'usager devrait donc retourner le document pour le 27 juillet et la bibliothèque aurait 3 jours pour retourner le document au prêteur. Si le prêteur n'a pas entré de date d'échéance, ce champ est vide et vous pouvez le remplir. Pour ce faire, cliquez sur l'icône du calendrier pour choisir une date. Si votre service de PEB est intégré à votre système de prêt, VDX transmet la date indiquée dans Échéance locale au système de prêt .
6. Si votre service de PEB est intégré à votre système de prêt, ous pouvez utiliser la zone Document expédié. Entrez ou numérisez le code à barres qui doit être utilisé localement (par vous à la bibliothèque de l'emprunteur) pour ce document. (Il est possible que le scanneur de codes à barres ajoute un ‘retour de ligne’ ou une ‘tabulation’ après le dernier chiffre du code à barres. Si ceci cause un problème dans votre navigateur ou dans VDX, vous devrez désactiver l'ajout du retour de ligne ou de la tabulation dans le scanneur.) Si aucun code à barres n'est entré dans le champ Document expédié, VDX ne fournira pas de valeur à votre système de prêt. Si le code à barres est entré, VDX le fournira au système de prêt. Il est possible que le système de prêt utilise cette valeur comme code à barres du document local ou génère son propre code à barres. (VDX transmettra également la date indiquée dans Échéance locale au système de prêt.)
7. Ajoutez des notes publiques et privées s’il y a lieu et cliquez sur Recevoir.

Conseil: La zone Date d'échéance peut être utilisée comme option de filtrage/recherche dans l'écran Recherche-Demandes. Cette zone est affichée dans la section Détails supplémentaires sur le service.

Réception de documents en lot

Cette fonctionnalité fait partie des Actions en lot. Elle vous permet de recevoir et traiter plusieurs demandes à la fois.

Veuillez noter que la date pour la zone Échéance locale ne peut pas être définie par défaut dans l’écran des actions en lot car elle peut différer d’une demande à l’autre.

• Si vous laissez la zone Échéance locale vide dans l’écran de réception de documents en lot, l’Échéance locale ‘décalée’'appropriée sera appliquée automatiquement de façon ‘invisible’ à toutes les demandes lors de leur mise à jour individuelle.(Le nombre de jours 'décalés’ est configuré dans le client VDX Windows : paramètres usager/localisation par défaut).

• Si vous inscrivez une date dans la zone Échéance locale, celle-ci est appliquée pour toutes les demandes traitées, peu importe leur date d’échéance originale.  

• Lors de la mise à jour de chaque demande, VDX vérifiera si la date de la zone Échéance locale est ultérieure à la date d’échéance du prêteur.

Note: Les actions en lot ne peuvent pas être utilisées si vous utilisez un système de prêt intégré à ce service de PEB.

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