Surveillance des demandes sortantes

Pour surveiller la progression des demandes en faisant une recherche dans VDX. Pour ce faire, cliquez sur le lien Demandes . Dans le menu de gauche. Veuillez noter que les recherches se limitent aux demandes que vous avez effectuées (emprunteur) ou que vous avez reçues (prêteur) sauf si vous êtes rattaché à un Bureau. 

 

Le prêteur peut vous envoyer des messages pour vous informer qu’il ne peut fournir le document, pour vous confirmer qu’il a expédié le document, etc. Lors de tels messages, le niveau d’autorisation de la demande devient À noter. Si une note a été ajoutée par le prêteur, une icône 'note' sera affichée avec la demande dans la liste de résultats.

 

Niveau d’autorisation = À noter

Conseil:Vous pouvez surveiller la progression des demandes qui sont mises à jour automatiquement par le prêteur en effectuant une recherche ayant le niveau d’autorisation ‘À noter’. Cette recherche est limitée aux demandes provenant de votre localisation.

Pour vérifier si vous êtes l’emprunteur ou le prêteur :

  1. Dans la liste de demandes, cliquez sur le lien Détails de la demande .

  2. Dans la demande, allez à la section Historique.

  3. Si ‘Demande’ est inscrit, vous êtes l’emprunteur. Si- ‘Demande – indication’ iest inscrit, vous êtes le prêteur.

  4. 4. Si le prêteur a envoyé une note, une action sur laquelle vous pouvez cliquer sera affichée. Cliquez sur cette action pour voir la note dans une fenêtre éclair.

Si vous êtes la localisation prêteuse pour une autre organisation ou si êtes un service de prêts inter-succursales, vous devrez vérifier régulièrement s’il y a des demandes entrantes et répondre adéquatement.

Conseil: Toutes les nouvelles demandes reçues pour votre localisation ont l’état En traitement..

Pour effectuer une action

Lorsque vous modifiez l’état d’une demande, vous effectuez une action. Cette action peut être, par exemple, envoyer un message au prêteur.

  1. Dans la liste de demandes repérées, une liste déroulante des actions disponibles est affichée pour chaque demande. Seules les réponses valides pour les demandes sont présentées.

  2. Cliquez sur la flèche du bouton Action pour voir les actions disponibles dans la liste déroulante.

  3. Mettez une action en surbrillance et cliquez sur le bouton Action: un écran associé à l’action sélectionnée est présenté.

  4. Inscrivez les informations nécessaires dans l’écran et cliquez sur le bouton approprié.

  5. Un message confirme si l’action a été effectuée ou non.

Vous pouvez effectuer des actions pour des demandes sortantes comme confirmer la réception d’un document, annuler une demande, etc. Plus de 30 actions peuvent être effectuées avec VDX. Les actions valides pour les demandes actives sont habituellement présentées.

Veuillez noter qu’il est possible d’effectuer une action pour plusieurs demandes simultanément. Voir - Action en lot.

 

Modification d’un indicateur de traitement

Les indicateurs de traitement sont définis par les administrateurs de système lors de la configuration du système et sont uniques à votre système VDX. Ces indicateurs de traitement sont utilisés pour ‘signaler’ une demande de PEB entrante ou sortante afin d’informer le personnel de l’état actuel de la demande. Un changement à l’indicateur de traitement, que ce soit par lui-même ou suite à une modification de l’état de la demande, peut être utilisé pour déclencher l’envoi d’un avis par courriel. Dans l’écran Recherche de demandes, vous pouvez effectuer une recherche par indicateur de traitement.

 

Pour modifier un indicateur de traitement:

  1. Cliquez sur le bouton Demandes pour voir l’écran Recherche – Demandes .

  2. Récupérez les demandes qui doivent être mises à jour.

  3. Dans la liste de résultats, cochez les casesAction en lotdes demandes qui doivent être mises à jour.

  4. Cliquez sur Action en lotdans le haut de l’écran.

  5. L’écran Action / Autorisation en lot est présenté.

  6. Sélectionnez une valeur dans la liste déroulante

    Niveau de traitement.

  7. Cliquez surAction.

Note:Si vous travaillez au sein d’un système de Bureau, votre succursale doit être incluse dans ce système sinon les niveaux de traitement ne seront pas affichés.

 

Remarque - La possibilité de mettre à jour un indicateur de traitement à partir d'un formulaire de demande n'est pas offerte dans VDX Web Admin 4.0.

États PEB (ISO)

Dès le moment qu'une demande est créée et envoyée à un prêteur jusqu'au moment où la demande est remplie, plusieurs messages peuvent être échangés entre l'emprunteur et le ou les prêteurs. L’état PEB affiché correspond à la dernière action valide. Consultez les états listés ici, spécialement ceux de l'emprunteur, pour en déterminer la signification. Il y a desactions et des états PEB pour chaque étape d'une demande.

LocDoc-Emprunteur

LocDoc-Emprunteur est un processus automatique qui peut être configuré par votre organisation (voir les politiques locales). Il peut effectuer certaines tâches comme valider la demande et compiler automatiquement une liste de prêteurs potentiels pour la file. LocDoc-Emprunteur se base sur les documents localisés via la recherche Z39.50, les regroupements de bibliothèques et certains critères définis par l’emprunteur.

 

Les mentions de fonds des bases de données externes du fournisseur sont vérifiées et, si le document demandé est localisé, la localisation du fournisseur est ajoutée à la file. Ceci est configuré dans le client Windows Admin.

 

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